ASSISTANT DE DIRECTION - MARQUE (H/F)

Au sein de Paris 2024, la Direction de la Marque (BIL) a pour mission de définir et d’implémenter la vision et la stratégie de marque, ainsi que le narratif des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024. Pour cela :

• Elle doit créer et produire des marques et des contenus de marque cohérents et complets qui reflètent la vision, l’image et les valeurs du projet.
• Elle permet à toutes les directions de Paris 2024, à ses partenaires, à ses parties prenantes de s’aligner ; elle leur fournit les outils nécessaires pour s’exprimer de manière cohérente, en délivrant un message unique.
• Elle protège également les usages de la marque en validant ses utilisations par les différentes parties prenantes concernées (partenaires, prestataires, institutionnels, etc...).

La Direction de la Marque est composée de 2 pôles :

• Un pôle « Identité et Look of the Games » en charge de créer les signes visuels et verbaux de chaque marque du portefeuille ainsi que le Look of the Games des Jeux Olympiques et Paralympiques, d’en créer les outils d’expression et de déploiement, et d’en contrôler les usages faits par les différents acteurs de l’écosystème de Paris 2024
• Un pôle « Contenus » en charge de coordonner, à l’échelle de l’entreprise, les prises de parole Grand public ou à forte valeur ajoutée

La Direction de la Marque reporte au Directeur Exécutif Marque, Évènements et Cérémonies (MEC).

Au sein de la direction de la Marque, le.a assistant.e de direction reporte à la Directrice de la Marque et fait partie d’un pool d’assistant.es encadré par l’assistante du Directeur Exécutif Marque, Évènements et Cérémonies (MEC).

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1/ Missions et responsabilités spécifiques à la direction de la Marque

 Soutien à la Directrice et aux équipes BIL dans leur gestion administrative courante :

• Gestion de l’agenda de la directrice et de ses responsables 
• Gestion des mails, courriers entrants et sortants
• Mise en forme des documents (Word, PPT, etc.)
• Organisation des missions, séminaires et workshop des équipes
• Tenue et mise à jour d’un fichier de contacts 
• Archivage des documents
• Organisation des réunions, préparation des ordres du jour et rédaction des comptes-rendus
• Soutien administratif en matière de traitement administratif des engagements budgétaires
• Soutien opérationnel en lien avec les fonctions supports telles que les services généraux, le service informatique…
• Gestion des fournitures et des stocks de matériel, suivi du traitement des notes de frais et tout autre action de secrétariat en appui des équipes dans leur activité courante
• Gestion des notes de frais de la directrice
• Assure le respect des procédures

 2/ Missions et responsabilités transverses

Participation au pool d’assistant.es MEC :

• Soutien à l’ensemble des directeur.rices de la MEC en matière de communication interne et notamment dans la production de tous les supports de présentation internes et externes
• Communication avec les Assistant.es des autres Directions afin de fluidifier la coordination au fur et à mesure de la croissance des effectifs du COJO
• Force de proposition, en coordination avec la DRH, pour insuffler l'esprit d'équipe au sein de la Direction en apportant son soutien à l’organisation des événements internes à la MEC